De kern van zekerheid: wat zijn controledoelstellingen?
Misschien klinkt het een beetje formeel. Controledoelstellingen. Maar eigenlijk is het heel eenvoudig. Het zijn de doelen die jouw accountant stelt voordat hij of zij de cijfers induikt. Zie het als een routekaart voor de controle van jouw jaarrekening of administratie. Zonder deze heldere doelen, hoe weet je dan of de accountant alles heeft gezien wat belangrijk is?
Jouw accountant zoekt naar zekerheid. Zekerheid dat de financiële cijfers een getrouw beeld geven van hoe jouw bedrijf er echt voor staat. Deze zekerheid bereikt hij of zij door systematisch verschillende aspecten van jouw financiële verslaggeving te toetsen aan vastgestelde eisen. De doelstellingen van de controle vormen de ankerpunten voor dit proces.
Waarom zijn deze doelen zo cruciaal voor jouw bedrijfsvoering?
Wanneer de controledoelstellingen duidelijk zijn, wordt de controle efficiënter. Jouw accountant richt de inspanningen op de juiste plekken. Dit bespaart tijd en daarmee ook kosten. Bovendien beschermt een grondige controle jouw belangen. Stel dat een post in de balans te hoog is ingeschat. Dan lijkt je bedrijf gezonder dan het is. Dit kan leiden tot verkeerde beslissingen.
De belangrijkste controledoelstellingen zijn universeel, maar de invulling ervan hangt sterk af van de specifieke situatie van jouw onderneming. We kijken altijd naar de vijf fundamentele categorieën van beweringen. Deze beweringen komen voort uit de cijfers die jij presenteert.
De vijf pijlers van de controle: beweringen in de jaarrekening
Elk getal in jouw winst- en verliesrekening of balans is een soort belofte. Een bewering over de werkelijkheid. De accountant toetst deze beloftes. Dit doen ze aan de hand van vijf centrale terreinen:
VIDEO: Beginnend assistent accountant controle
1. Bestaan of voordoen (Existence)
Dit is misschien wel de meest directe vraag. Bestaat de post echt? Als jij bijvoorbeeld €50.000 aan voorraden in de boeken hebt staan, wil je accountant zeker weten dat die goederen fysiek aanwezig zijn. Of als je een vordering op een klant hebt, heeft die klant dan ook echt dat bedrag aan jou verschuldigd?
• Doel: Vaststellen dat activa, passiva en mutaties in het grootboek daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.
• Voorbeeld: Fysieke inventarisatie van voorraden controleren.
2. Volledigheid (Completeness)
Dit is de keerzijde van bestaan. Zijn alle transacties die hadden moeten worden opgenomen, ook daadwerkelijk opgenomen? Misschien heb je een kleine verkoop gedaan die je bent vergeten te factureren. Die mag dan niet ontbreken in je omzet. De accountant zoekt naar bewijs dat niets over het hoofd is gezien.
• Doel: Zorgen dat alle bestaande transacties en posten in de jaarrekening zijn opgenomen.
• Voorbeeld: Terugrekenen vanuit uitgaande facturen om te zien of alle betalingen zijn geboekt.
3. Nauwkeurigheid en waardering (Accuracy and Valuation)
Kloppen de getallen? Als je een machine hebt gekocht voor €10.000, staat er dan ook daadwerkelijk €10.000 op de balans? En de afschrijvingen? Zijn die correct berekend over de juiste periode en tegen het juiste percentage? Dit gaat over de correcte berekening en de juiste monetaire waarde.
• Doel: Verifiëren dat bedragen correct zijn vastgesteld en gewaardeerd volgens de juiste regels.
• Focuspunt: Rente- en afschrijvingsberekeningen onder de loep nemen.
Relevante artikelen
Hier is een samengestelde lijst van links die je alles vertellen over Controledoelstellingen accountant: essentieel voor uw.
• Interne controle | Flynth adviseurs en accountants
4. Rechten en verplichtingen (Rights and Obligations)
Wie is de eigenaar van wat? Jij hebt een auto op de balans staan. Ben jij juridisch de eigenaar? Dit is cruciaal bij leasing of wanneer activa onder pandrecht staan. Hetzelfde geldt voor schulden: zijn de verplichtingen die je opgeeft ook echt jouw wettelijke verantwoordelijkheden?
• Doel: Vaststellen dat de getoonde activa daadwerkelijk eigendom zijn van jouw onderneming en dat passiva de verplichtingen zijn van jouw onderneming.
• Check: Eigendomsbewijzen en leascontracten beoordelen.
5. Presentatie en toelichting (Presentation and Disclosure)
Dit gaat over hoe de cijfers worden gepresenteerd. Zijn de posten logisch ingedeeld? Worden de juiste termen gebruikt? En, heel belangrijk: staan alle noodzakelijke toelichtingen in de toelichting bij de jaarrekening? Jouw accountant controleert of de jaarrekening voldoet aan de wettelijke verslaggevingsstandaarden.
• Doel: Garanderen dat de jaarrekening duidelijk, begrijpelijk en consistent is opgesteld.
• Aspect: Controleren van de balansrubrieken en de voetnoten.
Het verbinden van doelen aan de controlewerkzaamheden
Je vraagt je misschien af hoe jouw accountant deze algemene controledoelstellingen in de praktijk brengt. Simpel gezegd: elk doel vraagt om specifieke acties. De accountant vertaalt de beweringen naar concrete procedures.
Neem bijvoorbeeld de bewering ‘Volledigheid’ voor je omzet. De accountant gaat dan niet alleen kijken naar de facturen die jij hebt gemaakt. Hij of zij kan ook de bankafschriften erbij pakken. Is elk bedrag dat op de bank is binnengekomen dat afkomstig is van klanten, ook daadwerkelijk als omzet verantwoord? Dit wordt het ’tracing’ genoemd – het traceren van betalingen naar de administratie.
Voor de bewering ‘Nauwkeurigheid’ bij lonen, controleert de accountant de loonstrookjes. Klopt het totaalbedrag dat je hebt betaald met de geboekte personeelskosten? Zijn de loonbelastingen correct ingehouden en afgedragen? Wil je weten wat een accountant precies doet in dit soort situaties?
Risicogebaseerde controle
Een goede accountant verspilt geen tijd aan het controleren van posten waar het risico op fouten klein is. De risicoanalyse bij de controle is essentieel. Als jouw bedrijf werkt met een extreem eenvoudige administratie, zijn de controledoelstellingen sneller bereikt dan bij een complex, internationaal opererend bedrijf met veel verschillende soorten activa.
De accountant identificeert de ‘hoogrisicogebieden’. Dat zijn vaak posten die veel subjectiviteit vereisen, zoals de waardering van complexe financiële instrumenten of de voorziening voor dubieuze debiteuren. Juist daar legt de accountant meer nadruk bij het toetsen van de beweringen in de jaarrekening.
De rol van interne beheersing
Een belangrijk onderdeel van het vaststellen van de controledoelstellingen is het begrijpen van jouw interne processen. Hoe zorg jij er zelf voor dat fouten worden voorkomen? Dit heet de ‘interne beheersing’.
Als jij een ijzersterk systeem hebt waarin elke inkoopfactuur door twee verschillende mensen wordt goedgekeurd, dan vertrouwt de accountant jouw administratie op dat punt meer. Dit heeft invloed op de manier waarop de accountant de controle van de financiële verslaggeving uitvoert. Minder controles door de accountant zelf, meer vertrouwen in jouw systeem.
Als jouw interne beheersing zwak is, moet de accountant meer direct bewijs verzamelen om de controledoelstellingen voor bijvoorbeeld ‘Volledigheid’ of ‘Nauwkeurigheid’ te halen. Jouw accountant zoekt dan naar een balans tussen het controleren van jouw processen en het direct controleren van de cijfers zelf.
Wat betekent dit voor jou als ondernemer?
Wanneer je jouw accountant spreekt over de planning van de jaarrekeningcontrole, denk dan eens na over de doelen. Je wilt weten dat de cijfers die je presenteert aan de bank, aan aandeelhouders of aan de Belastingdienst, robuust zijn. De controledoelstellingen zorgen ervoor dat dit gebeurt.
Wees open over hoe je werkt. Leg uit hoe je omgaat met inkooporders of hoe je omzet erkent. Hoe beter jouw accountant jouw processen begrijpt, hoe beter hij of zij de doelen kan stellen en bereiken. Het is een samenwerking gericht op één ding: het verschaffen van betrouwbare financiële informatie.
*
Veelgestelde vragen over controledoelstellingen
Wat is het verschil tussen een doelstelling en een bewering?
De bewering is wat de jaarrekening zegt (bijvoorbeeld: ‘de voorraad bestaat’). Het doel van de accountant is om die bewering te verifiëren (bijvoorbeeld: vaststellen dat de voorraad daadwerkelijk bestaat, wat het doel ‘bestaan’ wordt genoemd).
Moet mijn accountant alle vijf de doelstellingen voor elke post controleren?
Nee, niet altijd op dezelfde intensiteit. Als een post bijvoorbeeld heel weinig risico loopt op fouten (lage significantie), kan de accountant volstaan met een lichtere toetsing van de relevante doelstellingen.
Wat gebeurt er als een controledoelstelling niet wordt gehaald?
Als de accountant onvoldoende bewijs vindt dat een doelstelling gehaald is (bijvoorbeeld de nauwkeurigheid van een grote post klopt niet), dan moet de accountant dit rapporteren. Dit kan leiden tot aanpassingen in de jaarrekening of, in ernstige gevallen, tot een controleverklaring met een beperking of zelfs een weigering.