Wat houdt een accountantscontrole precies in?
Misschien denk je bij accountantscontrole direct aan saaie stapels papier. In werkelijkheid is het veel meer. Het is een grondige inspectie van jouw jaarrekening. De accountant onderzoekt of deze een getrouw beeld geeft van de financiële werkelijkheid van jouw onderneming. Ze kijken naar de balans. Ze kijken naar de winst-en-verliesrekening. Dit proces rust op duidelijke, internationaal erkende maatstaven. Deze maatstaven noemen we de controlecriteria.
Je vraagt je misschien af welke regels de accountant precies volgt. Dit zijn geen willekeurige regels. Ze zijn vastgelegd in wetgeving en gedragsregels. Denk hierbij aan de Nederlandse wetgeving. Denk ook aan de internationale standaarden voor auditing. Deze kaders zorgen voor uniformiteit. Ze zorgen ervoor dat een controle in Groningen dezelfde diepgang heeft als een controle elders.
De basisprincipes die jouw controle sturen
Elke controle begint met een paar fundamentele eisen. Deze eisen garanderen de kwaliteit van het werk dat de accountant levert. Je moet weten dat de accountant onafhankelijk blijft. Dat is cruciaal. Zonder onafhankelijkheid verliest de controle haar waarde.
Belangrijke beginselen bij de beoordeling van de financiële verslaggeving zijn:
• Getrouwe voorstelling: De cijfers moeten de werkelijkheid eerlijk weerspiegelen. Geen verborgen posten. Geen opzettelijke misleiding.
• Volledigheid: Alle relevante transacties moeten zijn opgenomen in de administratie. Niets mag ontbreken.
• Juistheid: De bedragen moeten kloppen. Berekeningen moeten correct zijn.
• Bestaan: Activa die op de balans staan, moeten daadwerkelijk bestaan.
• Waardering: Activa en passiva moeten op de juiste manier gewaardeerd zijn volgens de geldende grondslagen.
De criteria voor de toepassing van controleaanpak
De accountant komt niet zomaar binnen en begint met tellen. Er is een gestructureerde aanpak nodig. De criteria voor de uitvoering van de controle bepalen hoe de accountant te werk gaat. Deze criteria zorgen voor een efficiënte en effectieve controleaanpak.
VIDEO: Programma Beter Aanbesteden
Risicoanalyse en materialiteit
Een van de belangrijkste stappen is het bepalen van het risicoprofiel van jouw organisatie. Waar zitten de grootste gevaren voor fouten in de cijfers? De accountant richt zijn inspanningen op die gebieden. Dit is waar de materialiteit om de hoek komt kijken. Materialiteit is een sleutelconcept in de accountantscontrole.
Wat is een materieel foutje? Een fout is materieel als de grootte ervan invloed heeft op de beslissingen van de gebruikers van de jaarrekening. Stel, een fout van duizend euro bij een miljoenenomzet. Dat is waarschijnlijk niet materieel. Maar een fout van honderdduizend euro wel. De accountant stelt vooraf vast wat de materiële grenzen voor de controle zijn. Dit helpt hen te focussen op wat echt telt voor jouw onderneming.
Interne beheersingsmaatregelen als toetssteen
Je hebt als bedrijf systemen ingericht om fouten te voorkomen. Dit noemen we de interne beheersingsmaatregelen. Denk aan wie welke transactie goedkeurt. Denk aan de scheiding van taken in jouw administratie. De accountant beoordeelt hoe sterk jouw interne controle is. Op basis van deze beoordeling stelt de accountant de gewaarmerkte accountantsverklaring op.
Zijn de interne beheersingsmaatregelen goed? Dan kan de accountant minder controles uitvoeren op de transacties zelf. Dit bespaart tijd en kosten. Zijn ze zwak? Dan moet de accountant meer bewijs verzamelen door direct de onderliggende documenten te controleren. De criteria voor het beoordelen van deze maatregelen zijn streng en gedetailleerd.
De bewijsvoering: de kern van de controle
Een accountant moet overtuigend bewijs verzamelen. Zonder voldoende en geschikt bewijs mag de accountant geen oordeel geven. De criteria voor voldoende en geschikt bewijs zijn daarom essentieel voor de betrouwbaarheid van de controleverklaring.
Wat beschouwt de accountant als sterk bewijs? Het bewijs dat van buitenaf komt, is vaak het sterkst. Bewijs dat intern gegenereerd is, maar door onafhankelijke partijen is geverifieerd, is ook waardevol. Documentatie is altijd beter dan mondelinge bevestiging.
Verschillende technieken gebruiken accountants om dit bewijs te verzamelen:
• Inspectie: Het onderzoeken van documenten, zowel intern als extern.
• Beoordeling (recalculation): Het controleren van de wiskundige juistheid van berekeningen.
• Informatieverzoeken: Vragen stellen aan management of derde partijen.
• Analytische procedures: Het analyseren van relaties en trends in de cijfers om ongebruikelijke bevindingen op te sporen.
• Observatie: Het waarnemen van processen, bijvoorbeeld de inventarisatie.
Elke stap in het verzamelen van auditbewijs moet gedocumenteerd worden. Dit is belangrijk. Zo kan een andere accountant jouw dossier altijd nazien. De documentatievereisten voor accountantscontroles zorgen voor transparantie in het proces.
Wanneer wijkt de accountant af van de verwachting?
Meestal komt de accountant met een ‘schone’ verklaring. Dit betekent dat jouw jaarrekening voldoet aan de gestelde criteria. Maar soms is dit niet het geval. Dit is het moment waarop de controlecriteria ook bepalen wat de accountant moet rapporteren over afwijkingen. Je wilt weten wat die afwijkingen precies betekenen voor jouw bedrijf.
Er zijn verschillende soorten oordelen die een accountant kan geven, afhankelijk van de ernst van de bevindingen:
Deze oordelen zijn verplicht voor ondernemingen die voldoen aan de criteria voor wettelijke controleplicht.
• Onvoorwaardelijk (schoon): Alles is in orde.
• Met beperking (qualified): Er is een probleem, maar het is beperkt en beïnvloedt niet het geheel.
• Afkeurend: De jaarrekening geeft een onjuist beeld door grote fouten.
• Onthouding van oordeel: De accountant kon niet genoeg bewijs verzamelen om een oordeel te vellen.
De criteria voor het vaststellen van deze oordelen zijn nauw verbonden met de materialiteit die je eerder hebt vastgesteld. Als de fouten boven die grens liggen, verandert het oordeel van de accountant drastisch. Dit heeft directe gevolgen voor de geloofwaardigheid van jouw cijfers naar banken of aandeelhouders toe.
De naleving van ethische criteria
Naast de technische boekhoudkundige criteria, zijn er ook strikte ethische eisen voor de accountant. Deze ethische gedragscodes voor accountants garanderen dat de accountant objectief en integer handelt.
Denk aan:
• Integriteit: Eerlijk en oprecht zijn in alle professionele relaties.
• Objectiviteit: Geen belangenverstrengeling toestaan die de beoordeling beïnvloedt.
• Vakbekwaamheid en zorgvuldigheid: Het vereiste niveau van kennis en vaardigheid toepassen.
Deze criteria beschermen jou als ondernemer. Ze zorgen ervoor dat de controle niet wordt beïnvloed door druk van buitenaf. Jouw vertrouwen in de uitkomst van de controle is gebaseerd op de naleving van deze onafhankelijkheidsregels.
Veelgestelde vragen over de criteria accountantscontrole
Je hebt nu een goed beeld van de basis die de controle vormt. Er zijn vast nog vragen die bij je leven. Hieronder vind je een paar veelvoorkomende zorgen.
Wat zijn de belangrijkste internationale controlestandaarden?
De belangrijkste standaard is vaak de ISAs (International Standards on Auditing). Deze worden in Nederland vaak vertaald en geïmplementeerd via de Nederlandse wetgeving en regelgeving. Ze zorgen voor een universele basis voor de uitvoering van de controle.
Verdere lectuur
Ontdek essentiële bronnen die we hebben verzameld over Criteria accountantscontrole: wat zijn de vereisten?.
• Stramien voor Assurance-opdrachten – Nba.nl
• Wanneer is controle van uw jaarrekening verplicht?
Moet ik elke transactie bewijzen met documenten?
Nee, niet elke individuele transactie. De accountant gebruikt steekproeven en risicobeleid. Ze focussen op de gebieden waar het risico op fouten het hoogst is, gebaseerd op de materialiteit en de sterkte van jouw interne beheersing.
Hoe weet ik of mijn accountant deze criteria goed toepast?
Je kunt dit controleren door de controleaanpak en het plan van aanpak te bespreken. Vraag naar de gehanteerde materialiteitsgrenzen. Vraag naar de focusgebieden in de controle. De accountant deelt deze informatie met jou als opdrachtgever.