Wat houdt een kwartiermaker accountant precies in?
De term ‘kwartiermaker’ klinkt misschien formeel, maar de rol zelf is ongelooflijk praktisch en gericht op actie. Zie het als een tijdelijke, strategische aanjager. Een kwartiermaker accountant is een ervaren financieel expert die tijdelijk binnen jouw organisatie komt werken. Je huurt deze professional in voor een specifieke, vaak ingrijpende, opdracht.
Deze persoon komt niet zomaar de boekhouding doen. Nee, de kwartiermaker is er om de basis te leggen voor significante verbeteringen. Ze creëren de noodzakelijke structuur, de processen, of de blauwdrukken. Denk aan het opzetten van een nieuwe financiële afdeling, het implementeren van een nieuw ERP-systeem, of het voorbereiden van een grote reorganisatie.
Een tijdelijke expert met een duidelijke focus
Het verschil met een vaste controller of een traditionele accountant is de tijdelijkheid en de focus op transitie. Je zoekt iemand die snel de situatie analyseert, de pijnpunten blootlegt en vervolgens een werkbaar plan van aanpak ontwikkelt én uitvoert. Ze bouwen de brug van de huidige situatie naar de gewenste toekomst. Ze zorgen ervoor dat de fundering stevig staat. Dit is cruciaal als je bijvoorbeeld een fusie doormaakt of een afdeling moet professionaliseren.
De inzet van een kwartiermaker rol is vaak strategisch. Je hebt de expertise intern misschien niet paraat, of je mist de objectieve afstand om de noodzakelijke, soms pijnlijke, keuzes te maken. De kwartiermaker brengt die externe, onafhankelijke expertise met zich mee.
Wanneer schakel je een kwartiermaker in?
Er zijn verschillende momenten waarop jouw organisatie baat heeft bij de inzet van zo’n specialist. Het gaat altijd om situaties waar stabiliteit en een stevige nieuwe basis noodzakelijk zijn. Bedenk eens in welke van de volgende scenario’s jouw bedrijf zich bevindt:
• Grote verandertrajecten: De organisatie groeit snel of krimpt. De financiële processen houden het tempo niet meer bij.
• Implementatie van nieuwe systemen: Je stapt over op een nieuw boekhoudpakket of een integraal financieel systeem. Iemand moet dit traject leiden en de nieuwe werkwijze borgen.
• Interne reorganisatie financiële afdeling: De structuur van de financiële staf moet professioneler, duidelijker en efficiënter ingericht worden.
• Opzetten van een Shared Service Center (SSC): De centralisatie van financiële taken vereist een heldere opbouw van processen en verantwoordelijkheden.
• Crisismanagement of herstructurering: Snel financiële orde op zaken stellen om de controle terug te krijgen.
In essentie huur je ze in wanneer je de financiële structuur wilt verbeteren, maar de middelen of de kennis mist om dit intern structureel op te pakken. Ze leveren concrete, operationele resultaten op. Ze regelen de inrichting van de financiële administratie op een hoger niveau. Een accountant-adviseur is de aangewezen professional om deze taken uit te voeren.
De unieke vaardigheden van de kwartiermaker
Een goede kwartiermaker accountant bezit meer dan alleen diepgaande boekhoudkundige kennis. Het is een unieke mix van harde en zachte vaardigheden. Ze moeten het vak verstaan, maar ook het vermogen hebben om mensen mee te krijgen in de verandering.
Hard skills: De technische basis
Je verwacht natuurlijk dat ze de taal van de cijfers spreken. Dit omvat:
• Diepgaande kennis van verslaggevingsstandaarden.
• Ervaring met financieel risicomanagement.
• Expertise in het ontwerpen van effectieve interne beheersingssystemen (IBS).
• Vaardigheid in projectmatig werken op financieel gebied.
VIDEO: NBA Bestuurslid Christel Deckers met een update over het Beroepsprofiel
Verdere lectuur
Onmisbare leesstukken over Kwartiermakers Accountant: Expertise en Ondersteuning vind je hier.
• Druk en tegendruk – Open overheid
• Rapportages Kwartiermakers toekomst accountancy – Rijksoverheid
Soft skills: De menselijke factor
Dit maakt het verschil tussen een goede consultant en een effectieve kwartiermaker. Ze zijn vaak de katalysator die spanningen wegneemt en helderheid schept:
• Communicatiekracht: Ze leggen complexe financiële zaken eenvoudig uit aan niet-financiële collega’s.
• Stakeholdermanagement: Ze navigeren behendig tussen directie, management en uitvoerende medewerkers.
• Implementatievermogen: Ze blijven niet hangen in adviezen, maar zorgen dat de nieuwe processen daadwerkelijk landen.
• Objectiviteit: Ze staan buiten de bestaande politieke structuren en kunnen daardoor eerlijkere beslissingen voorstellen.
Hoe verloopt een traject met een kwartiermaker?
Een succesvolle inzet volgt meestal een duidelijk patroon. Je wilt immers weten waar je aan toe bent wanneer je deze investering doet in jouw bedrijfsvoering.
Fase 1: Diagnostiek en analyse
De kwartiermaker begint met luisteren en observeren. Ze duiken in jouw huidige financiële processen, de gebruikte software en de structuur van het team. Ze stellen de kritische vragen over de inrichting van de financiële administratie. Wat werkt nu? Wat belemmert de groei? Dit leidt tot een helder beeld van de ‘as is’ situatie.
Fase 2: Het ontwerpen van de blauwdruk
Op basis van de analyse ontwerpt de kwartiermaker het ’to be’ model. Dit is de blauwdruk voor de gewenste financiële inrichting. Dit omvat gedetailleerde procesbeschrijvingen, organisatiestructuren en de vereiste IT-ondersteuning. Ze specificeren precies welke stappen nodig zijn voor een robuuste financiële afdeling. Voor het succesvol realiseren van deze blauwdruk is advies van gespecialiseerde accountants en adviseurs vaak onmisbaar.
Fase 3: Implementatie en borging
Dit is de fase waarin de kwartiermaker de handen uit de mouwen steekt. Ze begeleiden de opzet van de nieuwe systemen of processen. Belangrijk hierbij is de overdracht. De kwartiermaker zorgt dat de kennis en de verantwoordelijkheden worden overgedragen aan het vaste team. Ze bouwen het fundament, maar zorgen dat de toekomstige bewoners weten hoe ze het huis moeten onderhouden. Zo voorkom je dat de noodzakelijke verbeteringen na hun vertrek weer wegzakken.
Dit stelt jou in staat om de continuïteit te waarborgen. Het doel is altijd dat je na de opdracht zelfstandig verder kunt met een verbeterde structuur. Dit voorkomt afhankelijkheid van externe inhuur voor routinetaken.
Het verschil met een interim manager
Hoewel een kwartiermaker vaak interim werkt, is het onderscheid belangrijk. Een interim financieel manager neemt vaak een bestaande functie tijdelijk over om de dagelijkse gang van zaken te garanderen. Denk aan het vervangen van een controller die met verlof is.
De kwartiermaker is daarentegen gericht op het creëren van iets nieuws of het fundamenteel herzien van een bestaand raamwerk. Ze zijn de architecten van de financiële structuur, niet alleen de beheerders van het bestaande huis. Ze focussen op het opzetten van de afdeling of het proces, terwijl de interim manager de operatie draaiende houdt tijdens de bouw.
Als jouw behoefte ligt bij het moderniseren van de rapportagestructuren of het professionaliseren van de planning-en-control cyclus, dan zoek je echt naar die specialist die de kwartiermaker rol vervult. Zij richten de inrichting van financiële processen fundamenteel anders in.
Veelgestelde vragen over de inzet van een kwartiermaker accountant
Wat is het grootste voordeel van het inhuren van een kwartiermaker?
Het grootste voordeel is de objectiviteit en de snelheid waarmee structurele verbeteringen worden doorgevoerd. Ze brengen externe best practices mee en hebben geen last van interne politiek, waardoor ze direct de juiste koers uitzetten voor jouw financiële afdeling.
Hoe lang duurt een typisch traject?
De duur varieert sterk. Korte, scherpe trajecten duren soms drie tot zes maanden, bijvoorbeeld voor het opzetten van een specifiek rapportagesysteem. Grotere reorganisaties of de implementatie van een volledig nieuw financieel landschap vragen vaak zes tot twaalf maanden inzet van de kwartiermaker.
Moet ik zelf al een plan hebben voordat ik een kwartiermaker vraag?
Nee, zeker niet. Juist als je nog geen helder plan hebt, is de kwartiermaker van grote waarde. Zij zijn er om de diagnose te stellen en vervolgens de strategische en operationele routekaart te ontwerpen die past bij jouw organisatie.
Kan een kwartiermaker ook de implementatie van IFRS begeleiden?
Absoluut. Elke grote verandering in financiële verslaggeving of compliance, zoals de transitie naar een nieuw boekhoudkundig stelsel of het opzetten van compliance-frameworks, valt binnen het expertisegebied van de kwartiermaker accountant die gespecialiseerd is in dergelijke verandertrajecten.