Wat is een samenstellingsverklaring precies?
Je kent misschien de controleverklaring, waarbij een accountant diep in de cijfers duikt. De samenstellingsverklaring is een andere vorm van accountantswerk. Het gaat hierbij niet om een diepgaande controle, maar om het samenstellen van de jaarrekening. Zie het als het bouwen van een huis. De accountant helpt jou met het opstellen van de blauwdruk en de uiteindelijke constructie van je financiële verslaglegging, gebaseerd op de informatie die jij aanlevert.
Wanneer je kiest voor samenstelling, neemt de accountant de verantwoordelijkheid om de door jou aangeleverde administratieve gegevens om te zetten in een nette, volledige jaarrekening. Dit document voldoet aan de wettelijke eisen. De accountant geeft hierbij aan dat hij de cijfers heeft voorbereid volgens de afgesproken regels. Het is een bevestiging van de vorm, niet per se van de absolute juistheid van elke transactie.
Wanneer heb je deze verklaring nodig?
Niet elke onderneming heeft een volledige controle door een accountant nodig. De wettelijke verplichting hangt vaak af van de grootte van je onderneming. Veel MKB-bedrijven voldoen met een samenstelverklaring. Je hebt deze verklaring vaak nodig voor:
• Het voldoen aan de verplichtingen jegens de Kamer van Koophandel (KvK).
• Aanvragen van financiering of subsidies.
• Het informeren van aandeelhouders of andere stakeholders.
Het kiezen voor een accountant die de samenstelling verzorgt, biedt jou rust. Je weet dat de cijfers op een professionele manier zijn gepresenteerd, wat essentieel is voor het imago en de betrouwbaarheid van jouw bedrijf.
Het verschil met een controleverklaring
Dit onderscheid is cruciaal. Mensen verwarren de samenstellingsverklaring vaak met de controleverklaring. Bij de controleverklaring gaat de accountant veel verder. Zij voeren diepgaand onderzoek uit. Ze testen saldi, verifiëren onderliggende documenten en controleren de interne processen. De accountant geeft dan een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel.
Bij de samenstelling ligt de focus anders. De accountant gaat uit van de juistheid van de informatie die jij, de ondernemer, aanlevert. Zij controleren deze informatie niet grondig. De accountant richt zich op de consistentie en de naleving van de verslaggevingsprincipes. Dit maakt het traject sneller en over het algemeen ook voordeliger voor jouw portemonnee.
Kortom, bij samenstelling bevestigt de accountant: “Ik heb de jaarrekening opgesteld volgens de regels op basis van jouw gegevens.” Bij controle zegt de accountant: “Ik heb jouw gegevens gecontroleerd en ik vind dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft.” Dit verschil in reikwijdte beïnvloedt direct de kosten en de tijd die nodig is voor de werkzaamheden.
VIDEO: FutureProofFinancial with Eric Mantelaers #50 (NV COS 4410)
Jouw rol in het samenstelproces
Omdat de accountant vertrouwt op jouw input, speelt jouw rol een doorslaggevende rol in het succes van de samenstelling. Jij bent de bron van alle financiële feiten. Zorgvuldigheid in jouw administratie is hierbij goud waard. Hoe compleet en geordend jouw administratie is, hoe soepeler het samenstelproces verloopt.
• Zorg voor tijdige aanlevering van alle relevante stukken. Denk aan bankafschriften, facturen, en contracten.
• Wees transparant over ongebruikelijke transacties of bijzondere boekingen.
• Stem de saldi met de accountant af voordat de definitieve cijfers worden vastgesteld.
Wanneer je jouw administratie goed op orde hebt, verminder je de tijd die de accountant moet besteden aan het ophelderen van zaken. Dit vertaalt zich in een efficiënter en voordeliger traject voor jou.
De inhoud van de samenstellingsverklaring
Wat staat er nu precies in dat document dat je van je accountant ontvangt? Het is een formele verklaring die zekerheid schept voor derden. De verklaring bevat een aantal vaste elementen. Jouw accountant formuleert duidelijk wat hij heeft gedaan en wat hij níét heeft gedaan. De samenstellingsverklaring vormt het sluitstuk van de werkzaamheden rondom de jaarrekening.
De verklaring benoemt typisch:
• De periode waarover de jaarrekening is opgesteld.
• De grondslagen voor de financiële verslaggeving die zijn toegepast (bijvoorbeeld de Nederlandse Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving).
• Dat de accountant de jaarrekening heeft samengesteld op basis van de door jou verstrekte informatie.
• De conclusie dat de jaarrekening voldoet aan de gestelde eisen voor de betreffende rechtsvorm.
Het is belangrijk dat je deze verklaring goed leest en begrijpt. Het document bevestigt de formele juistheid, maar impliceert geen onafhankelijk oordeel over de onderliggende economische prestatie of de houdbaarheid van jouw bedrijf. Dat is een nuance die financiers en andere belanghebbenden goed moeten onthouden bij het interpreteren van een jaarrekening met samenstellingsverklaring.
De voordelen voor jouw onderneming
Waarom zou je bewust kiezen voor samenstelling als dit minder zekerheid biedt dan een controle? Het antwoord ligt vaak in balans tussen kosten, controlebehoefte en wettelijke verplichtingen. Voor veel groeiende ondernemingen biedt de samenstellingsverklaring de ideale middenweg.
Je profiteert van:
• Kostenbesparing: Het inhuren van een accountant voor samenstelling kost significant minder dan een volledige controle. Dit is prettig voor de bedrijfskosten.
• Tijdwinst: Het proces is doorgaans sneller afgerond omdat er minder uitgebreide testwerkzaamheden nodig zijn. Je hebt sneller je definitieve cijfers in handen.
• Professionele presentatie: Je jaarrekening ziet er verzorgd en conform de wet uit. Dit straalt professionaliteit uit naar de buitenwereld.
• Deskundige begeleiding: Je profiteert van de expertise van de accountant bij het correct verwerken van complexe financiële posten in de jaarrekening.
Door deze voordelen in ogenschouw te nemen, zie je dat de samenstellingsverklaring kosten vaak in een gunstige verhouding staan tot de geboden waarde. Het is een slimme stap voor ondernemingen die hun financiële verplichtingen willen nakomen zonder onnodig hoge auditkosten te maken.
De accountant als adviseur bij samenstelling
Hoewel de primaire taak van de accountant bij een samenstelling het opstellen van de jaarrekening is, zie je vaak dat de relatie verder reikt. Een goede accountant die jouw cijfers samenstelt, krijgt een diep inzicht in jouw administratieve processen. Dit biedt een uitgelezen kans voor advies.
Tijdens de samenstelling kan je accountant wijzen op inefficiënties in je boekhouding of op mogelijke risico’s die in de cijfers naar voren komen. Hoewel de accountant geen oordeel geeft over de getrouwheid, kan hij wel adviseren over de gehanteerde grondslagen. Vraag je accountant dus zeker naar de kansen voor verbetering. Zo wordt het jaarlijkse samenstelproces een moment van financiële reflectie en vooruitkijken.
De keuze voor een accountant met een brede blik, die verder kijkt dan alleen de cijfers op papier, verrijkt jouw onderneming enorm. Je krijgt niet alleen een correct document, maar ook inzicht in hoe je jouw financiële beheer kunt optimaliseren.
*
Veelgestelde vragen over de samenstellingsverklaring
Hieronder vind je antwoorden op de meest voorkomende vragen die ondernemers stellen over dit onderwerp.
Wat is het wettelijke kader voor de samenstellingsverklaring?
De regels voor samenstelling zijn vastgelegd in de Nederlandse wet- en regelgeving, vaak gebaseerd op de Richtlijnen voor de Accountantsorganisatie (RA) of de Verklaringen Richtlijnen voor Samenstellingsopdrachten (VRs). Dit zorgt ervoor dat de verklaring overal op dezelfde manier wordt geïnterpreteerd.
Is een samenstellingsverklaring verplicht voor mijn BV?
De verplichting tot het laten opstellen van een jaarrekening met accountantsverklaring hangt af van de grootte van jouw Besloten Vennootschap (BV). Kleine, middelgrote en grote BV’s hebben verschillende verplichtingen. De precieze vorm en inhoud van zo’n verklaring, zoals de gewaarmerkte accountantsverklaring, hangt af van de vereiste zekerheid. Vaak volstaat voor kleinere BV’s de samenstellingsverklaring, tenzij er specifieke eisen van financiers zijn.
Verdiepende links
Onmisbare leesstukken over Samenstellingsverklaring accountant: wat is het en wanneer vind je hier.
• De accountant verklaart!
Kan ik mijn samenstellingsverklaring zelf ondertekenen?
Nee, dat kan niet. De samenstellingsverklaring moet altijd worden uitgebracht door een accountant of een accountant-administratieconsulent die voldoet aan de wettelijke eisen. Dit is juist het stukje onafhankelijke zekerheid dat je nodig hebt.
Wat gebeurt er als mijn administratie onvolledig is bij de samenstelling?
Als de accountant constateert dat de informatie die jij aanlevert onvoldoende is om een volledige jaarrekening op te stellen, dan kan de accountant de opdracht weigeren of in de verklaring vermelden dat de jaarrekening niet volledig is. Zorg dus dat je vooraf je administratie goed hebt voorbereid.