Wat houdt een samenstellingsverklaring precies in?
Stel je voor: je hebt hard gewerkt aan jouw jaarcijfers of een specifieke rapportage. Je wilt zeker weten dat deze cijfers kloppen en dat ze voldoen aan de verwachtingen van bijvoorbeeld de bank of een potentiële investeerder. Dan schakel je vaak een accountant in. De samenstellingsverklaring is het document dat de accountant na afloop van zijn werkzaamheden opstelt. Het is belangrijk om te weten wat deze verklaring wel en niet doet.
De accountant bevestigt hiermee dat hij jouw financiële gegevens heeft onderzocht en vastgelegd zoals jij die hebt aangeleverd. Hij heeft de cijfers gecontroleerd op consistentie en samenhang. Dit is echter geen volledige controle of audit. Het is een bevestiging van de samenstelling van de informatie die jij hebt verstrekt. Het resultaat hiervan is de gewaarmerkte accountantsverklaring.
Het verschil met een controleverklaring
Dit onderscheid is cruciaal. Veel ondernemers halen deze twee door elkaar. Jouw behoefte bepaalt welk document je nodig hebt. De controleverklaring gaat veel dieper. Hierbij voert de accountant uitgebreid onderzoek uit. Hij toetst de cijfers aan wet- en regelgeving en geeft een diepgaande zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening.
De samenstellingsverklaring daarentegen, richt zich op de vorm en de duidelijkheid. De accountant kijkt of de gegevens logisch in elkaar passen en of ze voldoen aan de vereisten voor presentatie. Dit maakt de samenstellingsverklaring vaak sneller en minder kostbaar dan een volledige controle.
Wanneer heb je deze verklaring nodig?
De noodzaak voor een dergelijke verklaring hangt sterk af van de grootte van jouw onderneming en de eisen van externe partijen. Je ziet dit document vaak terugkomen bij MKB-bedrijven die net onder de wettelijke verplichting voor een controle vallen, maar toch externe partijen willen overtuigen van hun financiële gezondheid. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin je financiering aanvraagt.
Je vraagt de verklaring aan wanneer:
• De bank vraagt om een recente, ondertekende financiële verantwoording.
• Je een subsidie aanvraagt waarbij transparantie over de financiën vereist is.
• Je jouw onderneming wilt verkopen en potentiële kopers zekerheid wilt bieden.
• Je interne rapportages wilt laten valideren op consistentie.
Het helpt jou om met meer vertrouwen het gesprek aan te gaan. Jouw accountant fungeert hierdoor als een onafhankelijke partij die jouw cijfers heeft bekeken. Dat geeft gewicht aan jouw presentatie.
VIDEO: BTW Aangifte – Video Uitleg Aangiftesoftware
De rol van de accountant bij samenstelling
Jouw accountant neemt hier een specifieke rol aan. Hij werkt op basis van de ‘opdracht tot samenstelling’. Hij baseert zijn werk op de informatie die jij aanlevert. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de brondocumenten bij jou ligt. De accountant oefent geen controle uit, maar beoordeelt de informatie kritisch.
De accountant let op zaken als:
• Zijn de verschillende onderdelen van de financiële overzichten met elkaar in overeenstemming?
• Zijn de gehanteerde boekhoudkundige principes correct toegepast op basis van de informatie die jij bood?
• Is de presentatie van de cijfers duidelijk en begrijpelijk voor de lezer?
Dit is een partnerschap. Jij levert de feiten, de accountant zorgt voor de professionele presentatie en de bevestiging dat het geheel klopt.
Hoe verloopt het proces van opstellen?
Het opstellen van de samenstellingsverklaring is een gestructureerd proces. Je begint altijd met een duidelijke afspraak met jouw accountant. Je legt uit wat het doel van de verklaring is en wie de doelgroep is. Dit bepaalt mede de diepgang van de werkzaamheden.
De stappen die je samen doorloopt, zien er doorgaans als volgt uit:
• Informatieaanlevering: Jij zorgt dat alle relevante administratie, grootboekrekeningen en onderliggende documenten beschikbaar zijn.
• Vragenronde: De accountant stelt kritische vragen om de context van de cijfers te begrijpen. Hij peilt of er grote posten zijn die extra toelichting behoeven.
• Beoordeling en samenstelling: De accountant werkt de aangeleverde data uit tot een rapport of jaarrekening en controleert de interne logica.
• Vastlegging en verklaring: De accountant stelt de definitieve samenstellingsverklaring op waarin hij zijn bevindingen en de reikwijdte van zijn werkzaamheden vastlegt.
Zorg ervoor dat je jouw administratie op orde hebt. Dit bespoedigt het hele traject enorm. Hoe completer de aangeleverde informatie, hoe vlotter de accountant zijn werk doet en hoe sneller jij jouw samenstellingsverklaring ontvangt.
Belangrijke elementen in het document
Als je de verklaring leest, herken je een aantal vaste onderdelen. Deze elementen zorgen ervoor dat de lezer exact weet wat de accountant heeft gedaan en wat de beperkingen zijn van de verklaring. Je ziet vaak de volgende punten terugkomen:
• De identificatie van de jaarrekening of rapportage waarop de verklaring betrekking heeft.
• De vermelding van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving.
• Een duidelijke omschrijving van de verantwoordelijkheid: de eindverantwoordelijkheid voor de cijfers ligt bij jou als ondernemer.
• De omschrijving van de werkzaamheden van de accountant, waarbij expliciet wordt vermeld dat dit een ‘samenstelling’ is en geen ‘controle’.
• De handtekening en contactgegevens van de accountant.
Door deze elementen weet iedereen die de verklaring leest precies wat de waarde ervan is. Het schept direct duidelijkheid over de mate van zekerheid die je biedt.
De meerwaarde voor jouw onderneming
Waarom zou je de investering doen als het niet wettelijk verplicht is? De meerwaarde zit in de professionalisering van jouw externe communicatie. Je toont aan dat je proactief bezig bent met de verantwoording van jouw prestaties.
Een goed samengesteld financieel verslag, ondersteund door een samenstellingsverklaring MKB, versterkt jouw onderhandelingspositie. Het vermindert de noodzaak voor de tegenpartij om zelf kostbaar en tijdrovend onderzoek te doen naar jouw cijfers. Zij kunnen sneller een beslissing nemen op basis van de door de accountant gevalideerde presentatie.
Zie het als een kwaliteitsstempel. Het is een bewijs dat een onafhankelijke expert jouw financiële verhaal heeft geordend en gepresenteerd volgens de gangbare standaarden. Dit is van onschatbare waarde als je jouw financiële rapportage laten opstellen door een professional.
*
Nuttige verwijzingen
We hebben enkele topbronnen over Samenstellingsverklaring: wat is het en wanneer nodig? voor je op een rijtje gezet.
• Wat is een samenstellingsverklaring en wanneer heb je die nodig?
• Wanneer heb ik een verklaring van erfrecht nodig? | Rijksoverheid.nl
Veelgestelde vragen over de samenstellingsverklaring
Wat is het grootste verschil tussen een samenstellingsverklaring en een beoordelingsverklaring?
Bij de samenstellingsverklaring controleert de accountant enkel of de gegevens logisch in elkaar zitten en volledig zijn gepresenteerd op basis van jouw input. Bij een beoordelingsverklaring voert de accountant beperkt onderzoek uit om te beoordelen of de cijfers aannemelijk zijn. Dit biedt meer zekerheid dan een samenstelling, maar minder dan een controle.
Moet ik als zzp’er een samenstellingsverklaring aanvragen?
Nee, als zzp’er ben je in principe niet wettelijk verplicht om een samenstellingsverklaring te laten opstellen. Het wordt wel nuttig als je bijvoorbeeld een hypotheek aanvraagt of een grote investering doet, waarbij de geldverstrekker een onafhankelijke blik op jouw winstgevendheid wenst te zien. Hoewel zzp’ers geen samenstellingsverklaring nodig hebben, geldt voor grotere ondernemingen vaak wel een controleplicht voor de jaarrekening.
Hoe lang is een samenstellingsverklaring geldig?
De verklaring zelf heeft geen harde vervaldatum. Het is echter gebruikelijk dat externe partijen, zoals banken, vragen om een verklaring over het meest recente afgesloten boekjaar. Voor lopende projecten kan een verklaring over de meest recente kwartaalcijfers worden gevraagd, opgesteld naar de stand van zaken op dat moment.